PRIVACY POLICY

Welkom op onze website. Wij zijn het Kenniscentrum voor Data en Maatschappij (hierna: KCDM).

Hieronder vind je een samenvatting (en meer diepgaande toelichting) over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en jouw privacy respecteren.

In het kort:

· Wij dragen je privacy hoog in het vaandel en verwerken je gegevens strikt in overeenstemming met de toepasselijke privacy regelgeving.

· Wij verzamelen persoonsgegevens via gebruik van onze website en via de tussen ons gevoerde communicatie. Daarnaast gaan wij ook in publieke bronnen op zoek naar gegevens van personen en organisaties waarvan wij vermoeden dat ze in onze activiteiten zijn geïnteresseerd (“Doelorganisaties”). Deze gegevens betreffen in essentie je adres, technische informatie, de wijze waarop je onze diensten gebruikt, de organisatie waar je actief bent, je functie en de daarbij relevante activiteiten.

· Die gegevens worden enkel gebruikt om je onze diensten te kunnen laten gebruiken en met jou te communiceren.

· Als gebruiker sturen wij jou berichten (per-mail en in de app) in verband met KCDM en onze verwante diensten. Je kan je daar steeds voor uitschrijven.

· Je kan ons steeds contacteren op info@data-en-maatschappij.ai.

  • Je hebt altijd recht op inzage, verwijdering of correctie

· Aangezien het KCDM samengesteld is uit medewerkers van UGent, VUB en KU Leuven, zijn heel wat van onderstaande aspecten geregeld op het niveau van deze universiteiten. Deze drie universiteiten gelden ook als gemeenschappelijke verwerkingsverantwoordelijken voor jouw gegevens.

Meer uitgebreid:

ARTIKEL 1. Welke gegevens verzamelen wij?

1.1. Wij verzamelen deze categorieën gegevens

i) Contactgegevens

ii) Organisatie(s) waar iemand actief is, functie, activiteiten van de organisatie

iii) Technische informatie: zoals je IP-adres of je besturingssysteem bij gebruik van onze website

iv) Je surfgedrag op onze website, zoals hoe vaak je op een pagina komt, hoe lang je daar blijft, waar je op klikt,…

v) Facturatie- en betaalgegevens, indien bedragen aangerekend moeten worden

vi) Indien je een betalende zakelijke klant of zakenpartner bent, kunnen wij informatie over je kredietwaardigheid opvragen

vii) Correspondentie die je met ons voert

viii) Andere informatie die je aan ons meedeelt

ix) Indien je (een contactpersoon bij) een Doelorganisatie bent aan wie wij ons willen voorstellen per e-mail of per telefoon, dan kunnen wij uw bedrijf, naam, functie, werktelefoon en professioneel e-mailadres verzamelen

x) Indien je een sollicitant bent, verwerken wij de gegevens die je ons verstrekt, de gegevens die voortvloeien uit gesprekken en tests, gegevens van personen die jij als referentie aanduidt en gegevens die openbaar beschikbaar en relevant zijn voor de beoordeling van uw sollicitatie (zoals openbare berichten op sociale media).

ARTIKEL 2. Hoe verzamelen wij je gegevens?

2.1. Wij verwerken persoonsgegevens die ofwel:

i) worden verzameld bij contact met jou,

ii) door jou zijn verstrekt in het kader van onze activiteiten,

iii) worden vergaard door ons ingevolge je deelname aan onze activiteiten,

iv) via publieke bronnen, zoals op de website van de organisatie waar je actief bent.

2.2. In het bijzonder verzamelen wij je gegevens:

i) bij het gebruik van onze website. Door onze website te bezoeken registreren wij [je IP adres],

ii) bij communicatie met ons,

iii) bij deelname aan onze activiteiten. Daarbij verzamelen verzamelen/ontvangen wij van jou je naam en emailadres

iv) via publieke bronnen. Als je bijvoorbeeld (een contactpersoon bij) een Doelorganisatie bent, kunnen we jouw gegevens via publieke kanalen opzoeken, zoals via de website van je organisatie. Of als je solliciteert, kunnen we publieke informatie zoals publieke berichten op sociale media, raadplegen.

ARTIKEL 3. Hoe gebruiken wij je gegevens?

3.1. Wij gebruiken je gegevens:

i) Wanneer je interesse toont voor onze activiteiten of eraan deelneemt:

(1) opdat je er aan kan deelnemen

(2) om vast te stellen en de registreren welke activiteiten je interesseren, welk gebruik je ervan gemaakt hebt en/of welke standpunten je daarbij aanhangt,

(3) om onze werking en activiteiten te evalueren en te verbeteren/ af te stemmen op jouw noden,

(4) om je ondersteuning/ steun te kunnen geven wanneer dat nodig is,

ii) Voor onze communicatie:

(1) om met jou te communiceren (bijv. wanneer je ons een vraag stelt of om je een uitnodiging te sturen voor onze activiteiten),

(2) om onze website te verbeteren,

(3) om je per e-mail/nieuwsbrief informatie over onze werking en activiteiten te bezorgen en om (enkel als je betrokken bent of (een contactpersoon bij) een doelorganisatie bent), gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang daartoe, of indien je daarom vraagt, bijv. door je in te schrijven op onze nieuwsbrief),

iii) Website

(1) om onze website te verbeteren, effectief te presenteren en te personaliseren,

(2) om (gerichte) berichten op onze en andere websites weer te geven,

(3) om je gebruik van de website te evalueren (bijv. via analytische diensten van derden), rapporten over de activiteit op te stellen, demografische gegevens te verzamelen, prestatiegegevens te analyseren en andere gegevens over onze website en internetgebruik te verzamelen. Deze derden gebruiken cookies en andere technologieën om de gegevens te helpen analyseren en ons de gegevens te verstrekken. Zie onze Cookie Policy voor meer informatie,]

ARTIKEL 4. Op welke rechtsgrond verwerken wij je gegevens?

4.1. Wij verwerken jouw persoonsgegevens strikt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en in het bijzonder op basis van de volgende rechtsgronden:

i) Uitvoering van de overeenkomst: sommige gegevens moeten we noodzakelijk verwerken om onze rechten af te dwingen en onze verplichtingen te kunnen nakomen onder onze overeenkomst met jou, om met jou te communiceren voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst en de wenselijkheid van dergelijk contract te onderzoeken. Zo hebben we bijvoorbeeld je contactgegevens nodig om een contract op te stellen of om je bestellingen te (laten) bezorgen, je e-mailadres om je te laten weten dat je bestelling wordt uitgevoerd en je facturatiegegevens om je te kunnen factureren (als je een betalende dienst gebruikt).

ii) Wettelijke verplichting: in sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om jouw gegevens te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we je facturen moeten sturen, waarop een bijvoorbeeld verplicht je BTW-nummer moet staan.

iii) Gerechtvaardigd belang: ben je betrokken bij onze werking, een Doelorganisatie of meer algemeen een bestaande relatie? Dan sturen wij je op basis van ons gerechtvaardigd belang gerichte informatie en nieuwsbrieven over onze producten. Tenzij je je uitschrijft uiteraard. Indien je (een contactpersoon bij) een Doelorganisatie bent, kunnen we je gegevens zoals eerder omschreven uit publieke bronnen verzamelen en je per telefoon of e-mail contacteren om je meer informatie over onze werking en activiteiten te bezorgen en te polsen naar je interesse.

iv) Toestemming: we kunnen je gegevens ook verwerken wanneer we daar toestemming voor krijgen, bijv. wanneer je, je inschrijft voor een nieuwsbrief of om bepaalde (gerichte) informatie te ontvangen.

ARTIKEL 5. Welke derden verwerken je gegevens?

5.1. Wij doen beroep op de volgende categorieën bedrijven (leveranciers) die jouw gegevens verwerken, maar die deze gegevens niet zelf mogen gebruiken:

i) hosting van onze data en onze website,

ii) analyse van onze website,

iii) e-mailing,

iv) koeriers,

v) consultants

5.2. Deze derden krijgen uiteraard enkel toegang tot je gegevens indien dat noodzakelijk is voor de diensten die ze leveren.

ARTIKEL 6. Hoe beschermen we jouw gegevens?

6.1. Wij beschermen je persoonsgegevens door het nemen van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen, zoals:

i) technische beveiligingsmaatregelen op de vlakken van toegang (inlogvereisten, paswoordbeleid, etc.), bewaring (encrypteren, back-up, enz.) en bescherming tegen toegang van buitenaf (firewall, antivirussoftware, enz.) van de media waarop persoonsgegevens opgeslagen kunnen worden,

ii) organisatorische maatregelen zoals het bijhouden van een verwerkingsregister, het naleven van een databeleid, opleggen van maatregelen zodat onze werknemers de bewaarde data vertrouwelijk behandelen, enz.

iii) wanneer we je persoonlijke gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang (zoals verwerking voor “prospectiedoeleinden”), zullen we een "belangenafweging" ("legitimate interest assessment") uitvoeren om er zeker van te zijn dat wij over het vereiste belang beschikken en dat aanvullende waarborgen worden voorzien en toegepast. Op deze manier garanderen wij een evenredige en evenwichtige verwerking van uw gegevens in overeenstemming met de privacywetgeving.

iv) het werken met betrouwbare partners/leveranciers en het afdwingen van veiligheidsgaranties bij hen.

6.2. Ondanks de veiligheidsmaatregelen die wij nemen, is het belangrijk te weten dat de gegevensoverdracht via het internet niet zonder gevaar verloopt en u de nodige voorzorgen dient te nemen wanneer u gegevens naar ons via het internet verstuurt.

ARTIKEL 7. Waar verwerken wij je gegevens?

7.1. De gegevens die je ons bezorgt, worden bewaard en verwerkt:

i) op de servers en computers waar wij gebruik van maken binnen de EU,

ii) op de systemen van de vermelde derde partijen die de gegevens verwerken.

7.2. Daarbij kiezen wij zoveel mogelijk voor verwerking binnen de EU, doch sommige van deze dienstverleners verwerken gegevens buiten de EU. In die gevallen zorgen wij dat zij een passend beschermingsniveau bieden conform de GDPR.

ARTIKEL 8. Jij beslist over je gegevens:

8.1. Je kan kiezen:

i) om persoonsgegevens niet met ons te delen

Je kan ervoor kiezen om je persoonsgegevens niet met ons te delen. Als je hiervoor kiest, kan je blijven gebruik maken van onze website, maar je zal geen gebruik kunnen maken van delen waarvoor we moeten weten wie je bent, waar je bijvoorbeeld moet betalen of delen waarop je moet zijn ingelogd.

De persoonsgegevens die wij nodig hebben om onze diensten te kunnen blijven leveren, moeten wij, zolang je op onze diensten beroep doet, kunnen blijven verwerken.

ii) om cookies niet te aanvaarden of uit te schakelen

Je kan cookies niet aanvaarden of uitschakelen. Lees voor meer info onze Cookiepolicy.

iii) om je persoonsgegevens niet voor marketing door ons van onze activiteiten en werking te laten gebruiken

Je kan vragen dat we je gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden. Indien je marketingcommunicatie van ons ontvangt kan je, je steeds uitschrijven daarvoor (opt-out). Dit kan via:

(1) de uitschrijflink die onderaan elke e-mail staat die je van ons ontvangt,

(2) [het sturen van een e-mail aan info@data-en-maatschappij.ai

ARTIKEL 9. Rechten op je gegevens

9.1. Je kan je rechten uitoefenen door ons te mailen op [e-mailadres]/[andere].

9.2. We zullen je binnen de maand na je vraag daartoe een antwoord bezorgen. Daarbij worden binnen dezelfde termijn de vereiste gegevens meegedeeld of toegang verschaft, tenzij we daardoor rechten of vrijheden van anderen zouden schenden (bijv. Vertrouwelijkheid, intellectuele rechten,…), in welk geval we je daarvan informeren. Indien we meer tijd nodig hebben ingevolge de complexiteit van het opvolgen van je verzoek, kunnen we deze termijn met 2 maanden verlengen. Ook daarvan brengen we je binnen voormelde termijn op de hoogte.

9.3. Je kan je gegevens inkijken en aanpassen

i) Je hebt (binnen de wettelijke voorwaarden) recht op toegang tot de gegevens die wij van jou hebben. Dit omvat het recht om bijkomende informatie op te vragen aangaande:

(1) de categorieën van je persoonsgegevens die wij verwerken,

(2) de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken,

(3) de categorieën van derden aan wie wij je persoonsgegevens overmaken,

(4) de termijn gedurende welke wij je persoonsgegevens bewaren of op basis van welke criteria deze termijn wordt bepaald,

(5) de andere rechten die je kan uitoefenen aangaande je gegevens.

9.4. Je hebt het recht om persoonsgegevens die wij van jou hebben te laten corrigeren. Dit kan je doen door ons te mailen op het adres info@data-en-maatschappij.ai.

9.5. Je kan je ertegen verzetten dat wij je persoonsgegevens gebruiken om aan profilering te doen of automatische beslissingen te nemen. Wij kunnen je gegevens gebruiken om te bepalen of bepaalde informatie of (gerichte) contactnames nuttig kunnen zijn..

9.6. Je hebt binnen de wettelijke voorwaarden recht om je gegevens mee te nemen om deze over te dragen aan een andere dienstverlener.

We kunnen jouw gegevens in een gestructureerd bestand aan jou bezorgen. Daarbij zal enkel data meegegeven worden waarop je een recht tot toegang hebt (zie hierboven).

9.7. Je hebt het recht op vergetelheid en dus om “vergeten” te worden door ons. Dit betekent dat wij op jouw verzoek alle data waarvoor wij geen redelijk belang meer hebben om deze verder te bewaren, verwijderen. Wij kunnen bijv. belang hebben om je gegevens te bewaren indien je klant bij ons bent en we die gegevens nodig hebben om je te contacteren.

ARTIKEL 10. Wie zijn wij?

10.1. Wij zijn:

Het Kenniscentrum Data en Maatschappij (KCDM)

Pleinlaan 9 (2de verdieping)

1050 Brussel

Onze economie en maatschappij steunen steeds meer op data- en AI toepassingen. Deze innovaties benadrukken technologische mogelijkheden. Juridische, maatschappelijke en ethische thema’s zijn bijzaak. Het KCDM wordt de centrale hub om maatschappelijke input te verzamelen en door te sluizen naar bedrijven, beleid en het brede publiek. Zo kunnen maatschappelijke actoren in Vlaanderen hun stempel drukken op lokaal en globaal onderzoek en ontwikkeling rond data-driven applicaties en AI innovaties.

Het KCDM biedt niet alleen praktische informatie over AI- en datatoepassingen, maar zal ook ondersteuning rond juridische, ethische en sociale aspecten bieden via de ontwikkeling van toolkits, guidelines en frameworks. Het KCDM zal hiervoor input verzamelen bij verschillende betrokkenen, zodat de maatschappelijke relevantie van hun werk aan reële noden voldoet.

Het KCDM is een samenwerking tussen de onderzoeksgroepen imec-MICT (UGent), CiTiP (KULeuven) en imec-SMIT (Vrije Universiteit Brussel) en werd opgericht naar aanleiding van de goedkeuring van het Vlaams Beleidsplan Artificiële Intelligentie op 22 maart 2019. Het centrum biedt ondersteuning rond juridische, ethische en sociale aspecten van AI- en datatoepassingen door wetenschappelijk onderzoek te verbinden met bedrijven, beleidsmakers en het brede publiek. Het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie van de Vlaamse Overheid ondersteunt het KCDM.

De gegevens van de partners zijn:

- imec – SMIT – Vrije Universiteit Brussel

Pleinlaan 2

1050 Elsene

België

KBO: 0449.012.406 (RPR Brussel)

https://smit.vub.ac.be

- CiTiP – KU Leuven

Oude Markt 13

3000 Leuven

België

KBO: 0419.052.173 (RPR Leuven)

https://www.law.kuleuven.be/citip

- imec – MICT – Universiteit Gent

Sint-Pietersnieuwstraat 25

9000 Gent

België

KBO 0248.015.142 (RPR Gent)

https://www.ugent.be/mict

11. Hoe kan je ons bereiken?


11.1. Je kan ons bereiken via:

i) info@data-en-maatschappij.ai of op het nummer +32 2 614 85 40

11.2. De volgende Data Protection Officers van de onderscheiden partners kunnen bereikt worden via de volgende gegevens:

i) imec-SMIT-VUB

(1) dpo@vub.be

ii) CiTiP-KU Leuven

(1) privacy@kuleuven.be

iii) Imec-MICT-UGent

(1) privacy@ugent.be

ARTIKEL 12. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

12.1. Wij bewaren jouw gegevens slechts zolang als vereist voor de hiervoor vermelde doeleinden.

12.2. Jouw gegevens worden gewist in de volgende situaties:

i) gegevens bewaard om je nieuwsbrieven te zenden: indien je meer dan 12maanden geen enkele interesse toont (bijv. gedurende 12 maanden op geen enkele link in onze mails klikt en ook niet reageert op onze e-mail waarin we aankondigen dat we stoppen met e-mailen,

ii) de duur gedurende welke cookies op je computer worden geplaatst, vind je in onze Cookie Policy [/link cookiepolicy],

iii) indien je (een contactpersoon bij) een Doelorganisatie bent, bewaren wij je persoonlijke gegevens niet langer dan 3 maanden indien wij je niet kunnen bereiken of (indien sneller) tot het ogenblik waarop blijkt dat je geen interesse hebt in onze werking.

iv) Als je bij ons solliciteert, bewaren wij je persoonlijke gegevens gedurende 12 maanden. Als je toestemming hebt gegeven om te worden toegevoegd aan onze wervingsreserve, zullen wij deze toestemming om de 12 maanden verlengen of je gegevens verwijderen.

12.3. In andere gevallen worden de gegevens niet langer bewaard dan vereist conform onze (wettelijke- verplichtingen of, bij gebreke daaraan, dan redelijkerwijs te rechtvaardigen is op grond van de redenen voor de verwerking ervan en de onze rechtmatige behoeften die hieruit voortvloeien. Deze bewaartermijnen beperken uw recht om te worden vergeten niet, zoals gewaarborgd door de privacywetgeving.

12.4. Wij kunnen bepaalde kerngegevens na voormelde bewaartermijnen opslaan in "niet-contacteren/niet-verwerken"-lijsten, om er zeker van te zijn dat wij geen contact met u opnemen of uw gegevens op een andere manier verwerken, nadat u ons heeft aangegeven dat u niet wilt dat wij u contacteren of uw gegevens verder verwerken.

ARTIKEL 13. Je hebt altijd het recht om klacht in te dienen

13.1. Ben je van mening dat wij niet correct omgaan met je gegevens, dan horen wij graag wat je bekommernissen zijn zodat we deze kunnen onderzoeken en desgevallend rechtzetten.

13.2. Je hebt ook steeds het recht om klacht in te dienen aangaande het gebruik van je gegevens bij:

i) de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Wij gebruiken cookies, pixels en andere trackingtechnologieën

14.1. Wij gebruiken deze om de volgende redenen

i) Om de werking van onze site te garanderen en te verbeteren.

ii) Om je te herkennen.

iii) Om je gerichte mededelingen te kunnen laten zien op onze website, op andere websites en op sociale media.

iv) Om je toe te laten inhoud van onze website te delen op sociale media.

14.2. Onze Cookie Policy vind je hier

ARTIKEL 15. Andere toepasselijke voorwaarden

15.1. Deze Privacy Policy licht enkel toe hoe wij je persoonsgegevens verwerken. Daarnaast zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

i) [het [gebruik van onze website] wordt geregeld door onze [website disclaimer] [/link]]

ii) [Andere] [/link]

ARTIKEL 16. Deze Privacy Policy kan steeds gewijzigd worden

16.1. Deze Privacy Policy kan steeds door ons aangepast worden binnen de wettelijk toegelaten grenzen. In dat geval, word je daar (afhankelijk van je relatie tot ons) van op de hoogte gebracht via e-mail, via onze applicatie en/of via een melding op onze website.

ARTIKEL 17. Copyright

Deze privacy policy werd opgesteld op basis van een template van www.myprivacyspecialist.com .