1. Maak eerst duidelijk wat scenario’s zijn (en niet zijn)

Er bestaat veel verwarring rond de term “scenario”. Velen linken dit enkel aan een verhaal, anderen zien dit als een reeks opties waarbij ze er telkens één moeten kiezen. Dat komt niet helemaal overeen met wat toekomstverkenners bedoelen als ze het hebben over scenario’s.

Scenario's zijn de meest gekende methodieken in het veld van toekomstverkenning. Scenario's beschrijven mogelijke toekomstopties en houden zowel rekening met de toekomsttrends als met onzekerheden. Goede scenario’s zijn consistent, plausibel, geloofwaardig, relevant en uitdagend.

Scenario’s vormen de basis om collectief na te denken over veranderingen en hoe deze elkaar beïnvloeden. Organisaties zoals Shell gebruikten dit als basis om met succes op disruptie te anticiperen en om tijdig hun strategische keuzes te herzien. Ook overheden kunnen hierbij baat hebben.

Help je organisatie om een beeld te vormen door experten en ervaringsdeskundigen uit te nodigen om een toelichting te geven.

2. Zoek een bondgenoot

Zoek een enthousiaste bondgenoot binnen uw organisatie. Dit moet iemand zijn die echt gelooft in deze aanpak en die baat heeft bij het resultaat. Deze persoon kan helpen om de collega's te overtuigen en om weerstand te verminderen. Zeker bij eerste ervaringen wordt men soms geconfronteerd met critici die mogelijks minder open zijn voor een nieuwe aanpak. Men dient ook voorzichtig te zijn met de overlap van bestuursperiodes of andere belangrijke wijzigingen binnen een organisatie. Het wegvallen van een trekker kan een initiatief sterk afremmen.

3. Bepaal de focusvraag

Bepaal samen met de bondgenoot en de belangrijkste stakeholders een focusvraag. Wijk hier zo min mogelijk van af en enkel in samenspraak. Alles wat je doet moet hieraan worden afgewogen.

Wees voorzichtig met een te brede scope! Een goede vraag formuleren is een kunst die aangeleerd wordt door ervaring. Organiseer desnoods twee sessies om mogelijke vragen te bepalen, doe er onderzoek over vooraleer deze samen met de bondgenoot vast te klikken. Dit zal je veel problemen besparen achteraf. Bepaal hierin ook duidelijk wie de klant is, wat het tijdsperspectief is en wat het gekozen doel van het traject is.

4. Denk na over het gewenste resultaat

Scenario’s zijn niet alleen heel goede gespreksstarters, ze kunnen ook perfect passen in het strategisch werk van je organisatie. Ze zullen dit werk enorm tot leven wekken.

Dit zijn een aantal voorbeelden waarbij je scenario’s heel dankbaar kan toepassen:

• Onthul nieuwe disrupties. Welke veranderingen in de “spelregels” komen op je af?
• Breng de omgeving in kaart door analyse en verrijk hiermee je strategie of vorm zelfs de basis ervan.
• Wordt meer bewust van toekomstige impact. Leg de nood aan voortdurende monitoring en analyse bloot.
• Maak het verschil tussen enkele strategische alternatieven heel tastbaar.
• Geef scenario's een sleutelrol wanneer je een levendige visie formuleert.
• Geef je strategie en je toekomstige organisatie een denkbeeldige reality check, en maak zo je keuzes van vandaag toekomstbestendig.
• Voeg de inspiratie en wendbaarheid toe die nodig is om tot nieuwe diensten en producten te leiden.

5. Doe aan verwachtingsmanagement

Resultaten hangen af van vele factoren: tijd, middelen, betrokkenheid, de diversiteit van de deelnemers… Alle keuzes zullen een invloed hebben. Verbreed of verklein de focus aan de hand van je mogelijkheden. Begin desnoods met een klein traject om successen op te bouwen. Ga aan de slag met begeleiding bij grotere vraagstukken.

6. Werk een onderzoeksplan uit

Vaak willen we door tijdnood gewoon snel starten. Denk echter eerst goed na en formuleer dan een onderzoeksplan. Hou daarbij ook rekening met de aansluiting met andere trajecten. Er kunnen immers veel toekomstbestendige ideeën uit scenario’s voortvloeien maar als andere projecten al in de ontwikkelingsfase zitten kom je te laat.

7. Voorzichtig met bias (vooringenomenheid)!

Niemand is in alles een expert dus lees je in de materie in. Pas op voor je eigen bias. Probeer zoveel mogelijk perspectieven in te brengen zonder enige oordeel.

8. Stel een multidisciplinair deelnemersgroep samen met divergerende denkers

Hoe rijker het deelnemersveld van je workshop, hoe rijker de scenario’s die eruit kunnen voortvloeien. Zoek en nodig divergerende denkers uit. Dit is het moment dat net die personen die alles in vraag stellen je echt vooruit kunnen helpen! Probeer dus zelfs interne trajecten uit te breiden met een aantal personen die een outside-in perspectief aanbrengen. Zorg er ook voor dat deze experts het gevoel krijgen dat er voldoende openheid is om met hun ideeën aan de slag te gaan!

9. Vertrek vanuit een gemeenschappelijke basis

Met diverse groepen zoals in een quadruple helix benadering komt iedereen binnen met een andere bagage. Het is dus belangrijk dat de neuzen in dezelfde richting staan bij de start. Zorg voor een briefing vooraf waarbij de deelnemers zich kunnen inlezen/inwerken. Vat hierin ook de context, de focusvraag en het doel van de oefening samen en laat hen contact opnemen bij bezorgdheden of vragen.

10. De rijkdom van scenariowerk ligt in participatie

Trek voldoende tijd uit om uitwisselingen te spreiden over meerdere korte workshops en/of online participatiemomenten. Vaak rijpen ideeën tussen sessies en dit geeft ook de mogelijkheid om analyses af te toetsen zodat het resultaat gedragen blijft, zonder daarbij aan kwaliteit in te boeten.

11. Spreek ieders verbeelding aan

Bespreek de ontwikkelde scenario’s met een breder publiek. Deze geven de mogelijkheid om concepten te vertalen op een laagdrempelige en toegankelijke wijze. Denk bijvoorbeeld aan gesprekken na het bekijken of lezen van goede science fiction. Iedereen kan zich voorstellen hoe het moet zijn om in een dystopie te leven en bij sommigen komen er dan ideeën aan over hoe dit te verhinderen.

12. Verhalen hoeven niet het eindpunt te zijn

Scenario’s kunnen dienen als inspiratie maar scenarioplanning is nog nuttiger voor overheden. Verwerk de scenario’s in strategische sessies. Gebruik ze als inspiratie bij het formuleren van een visie en toets strategische initiatieven aan de scenario’s af. Het kan ook nuttig zijn om een waarschuwingstabel op te stellen om bewuster naar de toekomst te kijken.

13. Communiceer! Communiceer! Communiceer!

Scenariowerk stemt altijd tot nadenken en kan tot verandering leiden. Maar het gaat niet vanzelf. Communiceer vanaf het begin, vaak en concreet. Wacht niet tot het geheel afgewerkt is, ook tussenresultaten kunnen voor anderen nuttig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een lanceringsevent, trendrapporten en scenario’s voorgesteld in verschillende vormen.