Hoe betrek je stakeholders in de uitwerking van een beleid of strategie rond data en AI?

Technologieën, zoals AI-systemen, worden meer en meer ingeschakeld om maatschappelijke problemen te analyseren. Op basis van deze analyse wordt een beleid en/of strategie ontwikkeld om het probleem aan te pakken. Wanneer de conclusies van het AI-systeem een (on)rechtstreekse invloed hebben op individuen, moeten zij betrokken worden in het beleids- en/of strategievormingsproces. Maar hoe zorg je voor een doorstroming van de vergaarde input van je stakeholders naar je uiteindelijke beleid en/of strategie? Hoe realiseer, onderhoud en baken je zo'n participatief traject af? Het PAR4P-proces laat toe om een beleid- en/of strategie te ontwikkelen, waarbij samen met de betrokken stakeholders wordt gekeken naar duurzame oplossingen en strategieën.

Wat is PAR4P?

Het 'Participatory Action Research for Policy'-proces (PAR4P), ontwikkeld door Ilse Mariën en Karen Donders (beiden senior onderzoekers aan imec-SMIT VUB), laat toe om een beleid- en/of strategie te ontwikkelen, waarbij samen met de betrokken stakeholders wordt gekeken naar duurzame oplossingen en strategieën voor veelbesproken thema’s zoals artificiële intelligentie en andere datatoepassingen.
 

PAR4P is geen afgebakende methode met een concreet en duidelijk stappenplan dat je kan volgen om te komen tot een succesvol participatief traject. Het is veeleer een proces of denkwijze om stakeholders op dergelijke manier te betrekken bij je organisatie of je beleid opdat het eindresultaat meer gedragen wordt door belanghebbenden. Het proces werd reeds getest in verschillende beleidsprojecten, en bijgeschaafd waar nodig. Dit zorgde ervoor dat:

… de problematiek beter kon worden bepaald en afgebakend.

Door in overleg te gaan met de diverse stakeholders krijg je een concreet zicht op de aan te pakken problematiek en op de doelgroepen die hier dicht bij betrokken zijn, net zoals de doelgroepen die het meest gebaat zijn met de specifieke oplossingen.

… meer bottom-up ideeën tot stand kwamen.

Wanneer je stakeholders betrekt in de brainstormfase stimuleer je de ontwikkeling van bottom-up ideeën en initiatieven. Op die manier kom je tot gedragen oplossingen voor de problematiek die je wenst aan te pakken.

… een meer democratisch en relevant beleid kon gevormd worden.

Iedere belanghebbende heeft een gelijke kans op inbreng doordat je actief inzet op de betrokkenheid van de diverse stakeholders. Ook al wenst niet iedereen deel te nemen aan je participatief proces, geef je iedere belanghebbende wel de kans om van zich te laten horen wat uiteindelijk leidt tot een meer democratisch besluitvormingsproces. Het finale beleid zal zo ook beter beantwoorden aan de algemene noden.

… een strategie op maat kon gecreëerd worden.

Door stakeholders op zo’n intense manier te betrekken, krijg je zicht op de specifieke uitdagingen die zij ervaren, en de oplossingen die hiervoor nodig zijn. Dit laat je toe een strategie op maat uit te werken.

Hoe pak je een PAR4P-proces aan?

Stap 1: bereid je voor

Je kan niet zomaar starten met een participatief traject, een goede voorbereiding laat je toe om het traject te verfijnen en af te bakenen. Wat wil je bereiken met je participatief traject? Welk probleem wil je juist aanpakken én hoe wil je dit doen? Waarom wil je stakeholders betrekken? Wat verwacht je van hen? Wanneer plan je jouw participatief traject in? Stel het doel en de doelgroep van je participatief traject scherp. Breng relevante stakeholders in kaart en vraag jezelf af of je geen andere interessante partijen bent vergeten.

Stap 2: bereik en engageer je stakeholders

Een participatief traject staat of valt naargelang het engagement van stakeholders. Tijd en middelen worden vrijgemaakt om een vertrouwensband te creëren met stakeholders zodat zij zich betrokken, geëngageerd en geapprecieerd voelen. Om dit gevoel kracht bij te zetten is een heldere en transparante communicatie naar hen toe over de doelstellingen, de limieten en de te verwachte output van het traject onmisbaar. Denk hierbij niet louter aan voor de hand liggende communicatiekanalen, maar bedenk een multikanaal communicatiestrategie (met zowel offline als online communicatiekanalen) om zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. Hou rekening met contextuele beperkingen die het engagement en de motivatie van je stakeholders in de weg kunnen staan. Organiseer bijvoorbeeld geen bijeenkomst met jonge ouders om 19u op een weekavond.

Stap 3: laat je stakeholders actief participeren

Motiveer je stakeholders om actief te participeren en betrek hen mee in de identificatie en/of verfijning van het aan te pakken probleem en de generatie van oplossingen voor het specifieke probleem. Je kan dit denkproces begeleiden door middel van enkele participatieve methoden zoals een brainstormoefening, die toelaten om op een gestructureerde manier informatie van een groep te verzamelen. Raadpleeg deze bronnen voor meer inspiratie over technieken en oefeningen:

• https://demos.be/participatieprojecten/lcd-toolkit (all-round aanpak)
• https://www.designkit.org/methods (methodieken)
• https://iotdesignkit.studiodott.be/ (toegepast op IoT)
• http://www.participatiewijzer.nl/De-Participatiewijzer/Databank-methoden (methodieken)

Stap 4: integreer de ‘lessons learned’ in je strategie of organisatie

Vergroot de impact van je participatief traject door de resultaten ervan te integreren in je beleid en/of strategie. Neem de resultaten en ‘lessons learned’ mee in het besluitvormingsproces om voldoende impact te bereiken.

Sta open voor feedback en ervaringen die de mindere kantjes van je beleid en/of strategie belichten. Deze inzichten benaderen net je beleid en/of strategie vanuit een andere invalshoek dan de jouwe. Durf na te denken over hoe je dit in de toekomst beter kan aanpakken.

Zelf met PAR4P aan de slag?
 

Bedrijven kunnen hun stakeholders betrekken bij de ontwikkeling van een nieuwe technologie om na te gaan of de technologie wel een antwoord biedt op het probleem in kwestie, maar ook om bijvoorbeeld in kaart te brengen hoe (het prototype van) de technologie wordt gebruikt en ervaren door potentiële klanten/gebruikers. Overheden kunnen inspiratie halen uit het PAR4P-proces voor de ontwikkeling van een bottom-up beleid rond innovatie en digitale technologieën. Welke problemen dienen aangepakt te worden? Worden deze problemen ook door andere stakeholders geïdentificeerd? Welke oplossingen worden aangereikt? Wie of wat is hiervoor nodig?

Door het complexe en relatief jonge karakter van AI en datatoepassingen, kan een participatief traject niet enkel inzicht bieden in de houding van je stakeholders tegenover deze technologieën, maar kan het ook fungeren als een leeromgeving waarbij je stakeholders meer inzicht geeft in de werking van deze technologieën. Het laat je toe om de verschillende opinies en ervaringen over AI en datatoepassingen in kaart brengen, en tegelijkertijd een genuanceerd beeld van dergelijke technologieën mee te geven aan diverse stakeholders.

En nu …? Ga zelf aan de slag met bovenstaande tips en rol je eigen participatief traject uit. Wees niet te streng voor jezelf, maar neem ook jouw ‘lessons learned’ mee naar het volgend participatief traject en schaaf bij waar nodig. Veel succes!

Dit artikel werd geschreven door Chantal Wauters, Myriam Sillevis Smitt, Ilse Mariën (onderzoeksgroep imec-SMIT, VUB) en Willemien Laenens (Kenniscentrum Data & Maatschappij)

Foto van Edvin Johansson via Unsplash