Hoe syndicaal afgevaardigden op een toegankelijke en begrijpbare manier informeren bij introductie van nieuwe technologie?

Wanneer nieuwe technologie wordt geïntroduceerd op de werkvloer wordt dit vaak niet of amper gecommuniceerd, terwijl dit toch nog onbedoelde impact kan hebben op werk. Het op te lossen probleem was: een manier vinden om toegankelijke en begrijpbare informatie via de gepaste kanalen mee te delen aan de betrokkenen zodat werknemers kunnen worden betrokken bij de implementatie van de technologie.

De doelgroep waar de groep zich op richt zijn de syndicaal afgevaardigden en leden van de ondernemingsraad. Deze twee kunnen dan werknemers, de vakbondssecretaris en anderen, informeren en consulteren. Dit om ervoor te zorgen dat werknemers tijdig op de hoogte worden gebracht van nieuwe technologie. Laattijdige informatieverstrekking leidt tot menselijk en technisch onbegrip en een vertrouwensbreuk tussen werknemers en het bedrijf (“Doen wij ons werk dan niet goed genoeg?”).

Mogelijke oplossingen

De groep heeft meerdere ideeën bedacht om dit probleem aan te pakken:

• Een communicatie-kit die syndicaal afgevaardigden zouden kunnen gebruiken bij werfbezoeken om de informatie ​​met betrekking tot nieuwe technologie transparant (en interactief?) over te brengen.

• Een template van de vereiste info uit CAO 39 die vakbonden aan hun leden zouden kunnen aanbieden en die dus binnen bedrijven zou kunnen gebruikt worden.

• Een template consultatieproces dat door bedrijven zou kunnen gevolgd worden zodat alle betrokken partijen gehoord worden, een wijziging van CAO 39 die bedrijven zou verbieden nieuwe technologie te gebruiken als ze er niet conform over hebben gecommuniceerd.

• Een aanpassing van het huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad zodat die er strenger over moet waken dat alle informatie wordt verzameld en de juiste partijen geconsulteerd.

Prototype: een bijlage aan het huishoudelijk reglement

De groep koos om het idee van het huishoudelijk reglement verder uit te werken, in de vorm van een bijlage aan een huishoudelijk reglement. Dit idee bestaat uit twee aspecten:

• Inhoud: Een template van de te bespreken en te verspreiden informatie in de schoot van ondernemingsraad, gebaseerd op de door CAO vereiste informatie. Dit werd verder aangevuld met informatie die niet specifiek door de CAO wordt vereist, maar waarvan het wel goed was dat die zou worden besproken.

• Proces: een template consultatieproces dat de ondernemingsraad moet uitvoeren waar verschillende partijen de mogelijkheid en tijd hebben om hun opmerkingen te formuleren omtrent de nieuwe technologieën.

Een van de groepsleden zal het prototype voorstellen bij de ondernemingsraad waar zij in zetelt.

Hoe zorgen we dat elke medewerker mee is met digitale veranderingen?

Digitale veranderingen zorgen ervoor dat werknemers zich moeten aanpassen, maar er worden hen weinig of geen handvatten, zoals opleidings- en bijscholingstrajecten, aangereikt om hier beter mee om te kunnen gaan. Hierdoor krijgen werknemers het gevoel uit de boot te vallen, en ontslagen te worden, als ze niet met deze veranderingen mee kunnen.

De groep koos om specifiek te focussen op werknemers binnen de banksector, omdat deze sector frequent veranderingen doorvoert en zijn werknemers vraagt zich hiernaar aan te passen. De werknemers bij een bank vrezen om ontslagen te worden indien zij niet langer mee kunnen met de veranderingen. Dit uit zich in stress en een onzeker toekomstplan. Deze veranderingen gaan vaak gepaard met een verhoogde werkdruk, en een gebrek aan change management. De veranderingen worden doorgeduwd zonder te kijken op welke manier werknemers hierin begeleid kunnen worden. Veranderingen kunnen ook net positief zijn en zorgen voor meer empowerment en meer slagkracht, mits natuurlijk een goede begeleiding en het opleiden van de werknemers.

Mogelijke oplossingen

De oplossingen die we bedachten bestonden uit:

• Een bevraging van de werknemers over de veranderingen en hoe deze veranderingen het best kunnen begeleid worden (change management).

• Daarnaast is communicatie een essentieel onderdeel van de oplossing waarbij er ook specifieke aandacht uitgaat naar de veranderingen in werkprocessen- en structuur.

• Een databank van allerlei handvatten en (digitale) tools die werknemers kunnen ondersteunen bij de veranderingen, zoals bijvoorbeeld een reeks opleidingen.

Prototype: een participatief veranderingstraject

Het idee dat we hebben uitgewerkt is een veranderingstraject waarbij we nadenken over hoe veranderingen het best kunnen aangepakt, gecommuniceerd en begeleid worden.

• De eerste stap in dit veranderingstraject is om de werknemers te informeren over de toekomstige veranderingen tijdens een fysieke personeelsvergadering waarin er ook ruimte is voor wederzijds overleg. Daarnaast worden de veranderingen ook gecommuniceerd via digitale kanalen binnen de bank en tijdens de ondernemingsraad.

• Nadat werknemers worden geïnformeerd over de mogelijke veranderingen wordt een inspraakronde georganiseerd. Werknemers kunnen hun mening over de veranderingen doorgeven via meerdere kanalen: een digitale enquête tijdens een personeelsvergadering en tijdens de ondernemingsraad.

• De resultaten van de inspraakronde worden gebundeld en gecommuniceerd naar de werknemers via dezelfde kanalen.

• Daarna worden de veranderingen uitgerold, hierbij wordt specifiek aandacht besteed aan twee aspecten: de voorziene timing van de veranderingen, en de voorziene ondersteuning voor de werknemers (opleiding, tools, documentatie, contactpersonen…). Daarna komt er een evaluatieronde waarin werknemers hun feedback kunnen geven over de timing van de veranderingen en de ondersteuning die zij hierbij kregen.

• Deze evaluatie wordt gebundeld en wordt mee in rekening gebracht bij toekomstige veranderingen.

Hoe kunnen werknemers in de schoonmaaksector meer autonomie ervaren over hun takenpakket?

De werkdruk in bedrijven in de schoonmaaksector ligt erg hoog door onder meer de incorrecte verhouding tussen de personeelsbezetting en de te voltooien taken. Daarenboven krijgen werknemers geen ruimte om hun planning voor de week zelf in te vullen, of om hun voorkeuren door te geven alvorens de planning wordt opgemaakt. Hoe kan meer worden rekening gehouden met hun voorkeuren tijdens het opmaken van de werkplanning van een team?

De groep koos voor de werknemers als doelgroep, omdat de gevolgen van (werkbaar) werk rechtstreeks op hun van toepassing zijn. Zij kozen voor deze specifieke casus voor werknemers in de schoonmaaksector. De werknemers hebben weinig ruimte voor zelfregie en eigen invulling van hun takenpakket. Hun werk vereist veel kracht en vraagt enorm veel van hun lichaam, waardoor zij ergonomisch werken belangrijk vinden. Naast een hoge werkdruk hebben zij het gevoel gecontroleerd te worden door hun werkgever om na te gaan of de werknemer wel voldoende werkt en op een snelle manier.

Mogelijke oplossingen

Er kwamen meerdere ideeën naar boven die voornamelijk focussen op hoe werknemers meer zelfbeschikking hebben over hun eigen werkagenda en planning, en hoe men meer werknemers kan aannemen om de werkdruk te verlagen. Enkele voorstellen:

• De jobdag aantrekkelijker maken, bijvoorbeeld door deze te organiseren in een pretpark.

• In het kantoorgebouw tv’s ophangen waar niet enkel beslissingen van het management worden meegedeeld, maar waar ook actief informatie op beschikbaar is over bijvoorbeeld de rechten van de werknemers en de aanbevelingen van de vakbond.

• Werknemers zelf (deels) hun planning laten bepalen en opmaken, om dit vervolgens door te geven aan de verantwoordelijke voor de planning die deze bundelt van alle werknemers.

Prototype: een traject voor meer inspraak in het opmaken van de planning

Wij werkten een oplossing uit waarbij werknemers zelf meer hun werkplanning kunnen bepalen, rekening houdend met hun voorkeuren en vereisten. De teamleider van de schoonmaakploeg doet een wekelijkse bevraging op een vast moment waarbij de teamleider de wensen met betrekking tot de planning van de week nadien van de werknemers bevraagt. De teamleider kijkt met hen na wat er goed was aan de planning van die week, wat minder goed was en waar verbeterpunten aan de planning nodig zijn. De teamleider zit vervolgens met de verantwoordelijke voor de planning samen om de planning voor de week nadien op te maken. De teamleider vertegenwoordigt in dit overleg de belangen en de wensen van de werknemers. Eens de planning wordt opgemaakt, wordt hierover gecommuniceerd naar de werknemers. De verantwoordelijke voor de communicatie is de verantwoordelijke voor de planning. Om de verantwoordelijke voor de planning minder te belasten doordat die de planning niet telkens hoeft aan te passen, kan er gewerkt worden met een AI-planner die de planning automatisch aanpast indien een werknemer niet akkoord is met de planning. De werknemer kan dan via een online portaal doorgeven dat die niet akkoord is met de planning, en moet hierbij natuurlijk ook aangeven waarom dit voor de werknemer niet lukt. Dit online portaal bundelt ook alle informatie in verband met de rechten van de werknemers, de betrokken cao’s en de contactgegevens van de vakbond. Deze informatie blijft beknopt op het online portaal, maar er worden wel contactgegevens bij vermeld van de vakbondsafgevaardigden die de werknemers verder kunnen begeleiden. De bedoeling is om transparanter en meer open te communiceren over de rechten van de werknemers, via een portaal (online portaal gekoppeld aan de planning) dat zij sowieso moeten gebruiken voor hun werk.

Hoe kunnen vakbondsafgevaardigden worden ondersteund en versterkt wanneer digitalisering een invloed heeft op werkdruk en werkbaar werk?

Bedrijven gebruiken digitale technologieën om taken te vergemakkelijken op de werkvloer of om bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Ook al bieden deze nieuwe technologieën voordelen, toch kunnen ze ook (onvoorziene) neveneffecten met zich meebrengen, en dit vooral op het gebied van de arbeidsorganisatie en de vermindering van werkbaar werk. Omwille van deze redenen is het belangrijk dat werknemers over de nodige handvatten beschikken om actie te kunnen ondernemen en voor hun rechten op te komen wanneer hun werkgever nieuwe technologieën toepast op de werkvloer of deze wenst te introduceren.

De groep heeft de vakbondsafgevaardigde gekozen als doelgroep, omdat deze persoon vaak een strategische positie heeft en meer mogelijkheden om actie te ondernemen dan werknemers zelf. Ook heeft de vakbondsafgevaardigde een breder perspectief, die naar het collectief kijkt en niet enkel het individuele. De vakbondsafgevaardigde kan zich echter vaak machteloos en onzeker voelen, omdat deze vaak in een later stadia te weten komt dat er problemen zijn met een nieuwe technologie, eigenlijk wanneer het al bijna te laat is. Ook hoort de afgevaardigde van de ene kant de positieve kijk op technologische vooruitgang vanuit management en media, maar ziet hij aan de andere kant ook gefrustreerde collega’s en verhalen van andere vakbondsafgevaardigden in andere bedrijven.

Mogelijke oplossingen

Er zijn verschillende oplossingen naar voren gekomen, van een revolutie tot informatie fiches. Een aantal interessante ideeën:

• Bottom-up vanuit de werknemers zelf nieuwe technologie gaan voorstellen

• Een toolbox voor vakbondsafgevaardigden voor omgaan met nieuwe technologie

• Sensibiliseren van preventieadviseurs, huisartsen, ingenieurs, … in hun opleiding

Prototype: de campagne 'Sociaal Digitaal'

De groep heeft uiteindelijk gekozen om een oplossing uit te werken die zich richt op het informeren en versterken van de vakbondsafgevaardigden om de problemen rond introductie van nieuwe technologie & werkbaar werk op de agenda te krijgen van bestaande overleggen en instrumenten zoals het Jaarlijks ActiePlan (JAP) en de EFI. Dit zullen we bewerkstelligen via een campagne ‘Sociaal Digitaal’ (werktitel) die als papieren gids en website via de secretarissen wordt verspreid.

Om het materiaal verder uit te werken zal er een project worden ingediend bij het Europees Sociaal Fonds (ESF) ter financiering, samen met extra partners. De ABVV vormingsdienst zal een themaweek organiseren in 2023-2024 rond het thema technologie & digitalisering waarin de campagne centraal staat en het materiaal getest kan worden. Daarnaast zal de SERV het onderwerp en de beschikbare tools & materialen mee opnemen in hun website rond werkbaar werk die dit najaar zal worden vernieuwd.

Hoe kunnen vakbondsafgevaardigden praktisch ondersteund worden in geval van monitoring op het werk?

Op de werkvloer worden alsmaar meer slimme toepassingen gebruikt die toelaten om het doen en laten van werknemers te volgen, zowel in de fysieke als in de digitale wereld. Werknemers zijn zich niet altijd bewust van de types monitoring die gebeuren en hebben niet altijd de technische voorkennis en inzichten om te begrijpen welke monitoring gebeurt, wat de gevolgen hiervan zijn, in welke mate inzicht wordt verkregen in hun privéleven, welke rechten ze hierbij hebben, enzovoort. Ook lokale vakondsafgevaardigden hebben die inzichten niet altijd en worden bij discussie over monitoring vaak geconfronteerd met vaktechnische, technische en juridische informatie die niet bijdraagt aan die inzichten en die niet toelaat om een onderbouwd standpunt in te nemen hierover.

De uitdaging is om vakbondsafgevaardigden op pragmatische wijze ondersteuning te geven die hen toelaat om te herkennen wanneer monitoring gebeurt, inzicht te krijgen in de gevolgen daarvan en de rechten van de werkgever daarbij en zo de werknemers te kunnen informeren en zinvol standpunt te kunnen innemen hierover ten aanzien van de werkgever. De vakbondsafgevaardigden en de leden van de ondernemingsraad zijn dan ook de doelgroep van de te vinden oplossing.

Mogelijke oplossingen

Onder meer de volgende ideeën werden geopperd:

• Het uitgeven van een gids waarin de meest gangbare types van monitoring en de rechten van de werknemers aan bod komen

• In dezelfde lijn werden ook ideeën geopperd waarbij deze informatie opgenomen werd op een website, verspreid werd in toegankelijke en bruikbare fiches, informatie toegankelijk gemaakt werd aan de afgevaardigden via een collaboratieve en interactieve omgeving, enz.

• Het geven van presentaties, vormingen en trainingen over dit onderwerp

• Het (digitaal) verspreiden van een adressenboekje met experts die gecontacteerd kunnen worden met vragen over monitoring

• Het opzetten van een monitoring hotline, waarnaar de afgevaardigden kunnen bellen met al hun vragen over monitoring

• Het online voorzien van zelfassessments waarbij afgevaardigden kunnen identificeren welke problemen zich voordoen en hoe ze die kunnen aanpakken

• Het voorzien van interactieve zelftests die de afgevaardigden op speelse wijze leren omgaan met het onderwerp en wijzen op de aandachtspunten

• Het ontwikkelen van software die het gebruik van monitoringtoepassingen detecteert

• Het verspreiden van infotutorials en filmpjes die de afgevaardigden wegwijs maken

• Het ontwikkelen van web- of smartphonetools en -applicaties die de afgevaardigden op pragmatische wijze informeren en ondersteunen

• Enz.

Prototype: de website 'NightOwl - Our eye on the watchmen'

De groep koos om een aantal van bovenstaande ideeën samen te nemen in één oplossing en koos voor een website met de naam “NightOwl – Our eye on the watchmen”, die de volgende functionaliteiten zou omvatten:

• De landingspagina zou bestaan uit een aantal ‘tegels’ waarin telkens kort de meest voorkomende monitoringtoepassingen toegelicht worden
  • Bijv.: Monitoring van pc-gebruik, Camerabewaking, GPS-tracking van bedrijfsvoertuigen, Monitoring via wearables, enz.
  • Bij elke topic zou een animatiefilmpje geplaatst worden dat met stembegeleiding en tekeningen uitlegt wat onder meer de uitdagingen en rechten zijn bij het besproken type monitoring
  • Daarnaast kan ook doorgeklikt worden naar een pagina waar het besproken onderwerp op overzichtelijke en toegankelijke wijze nader toegelicht wordt en waar wordt doorgelinkt naar de Gids voor meer diepgaande (zie hierna)
• Ook de volgende pagina’s zouden op de website beschikbaar zijn:
  • De “Union Slack”: Een online ‘slack’-kanaal waar de afgevaardigden vragen en ervaringen kunnen uitwisselen aangaande monitoring op de werkvloer
  • Een zelf-assessment
    • Door middel van een vragenlijst komen afgevaardigden te weten of er waarschijnlijk monitoringtoepassingen gebruikt worden binnnen hun onderneming en worden ze geïnformeerd over de gevolgen, de rechten van de werknemers, enz.
    • Hierbij wordt gelinkt naar de database (zie hierna), naar de infofilmpjes (zie hiervoor) en naar de andere info beschikbaar op de website
  • Database: Deze vermeldt zoveel mogelijk gekende monitoringtoepassingen zodat afgevaardigden op basis van de gebruikte toepassingen of dienstverleners kunnen inschatten dat mogelijk monitoring gebeurt
  • Online Gids – MOOK: Hierin worden de monitoringtopics dieper uitgewerkt, voor degenen die zich verder willen verdiepen hierin
  • Emergencyknop: Hiervoor werd nog niet bepaald wat hiermee zou gebeuren

Hoe kan het beleid rond monitoring op een transparante manier gecommuniceerd worden naar werknemers?

Bedrijven hebben vaak de mogelijkheid om hun werknemers te monitoren via de bestaande IT-processen, bijvoorbeeld Teams. Via de vakbond is het niet altijd mogelijk om alle werknemers in de onderneming te bereiken. Er bestaan verschillende vormen van monitoring en dit is verschillend naargelang de werkomgeving, bijvoorbeeld arbeiders in een productieomgeving versus bedienden. De pandemie heeft ertoe geleid dat er structureel van thuis uit gewerkt wordt. Veel werknemers hebben hierbij het gevoel dat ze constant in de gaten worden gehouden door hun werkgever. Wij wilden naar een oplossing zoeken hoe het monitoring beleid van een onderneming op een transparante manier gecommuniceerd kan worden naar hun werknemers.

Mogelijke oplossingen

Onze ideeën vertaalden zich vooral naar een policy, maar dan in verschillende vormen, onder andere FAQ, e-learning, fiche, cartoon,... Of door niet zozeer een policy, maar door waarschuwingsmechanismen in te bouwen, bijvoorbeeld een groene of rode kader wanneer bepaalde websites bezocht worden.

Prototype: De slimste werknemer ter wereld

We hebben gekozen voor een vorm van e-learning in de vorm van een wist-je-dat die dan gecombineerd wordt met een aantal quiz-vragen, genaamd ‘De Slimste Werknemer Ter Wereld’. Op die manier krijgen werknemers spelenderwijs een beter inzicht of ze gemonitord worden en in welke mate.

Hoe kunnen werkzoekenden omgaan met een geautomatiseerd sollicitatie proces?

Onze uitdaging was om stil te staan bij de manier waarop AI en digitalisering de arbeidsrelatie beïnvloeden. Het meest concrete vraagstuk was hierbij hoe werkzoekenden in een steeds vaker geautomatiseerd proces rekening moeten houden met een deels menselijke, deels digitale HR-manager.

Werkzoekenden zijn er in verschillende soorten en maten en om het meeste verschil te maken hebben we gekozen voor een groep waar de uitdaging om te solliciteren vaak voorkomt: uitzendkrachten van interimbureaus. Deze mensen zitten vaak in een onzekere overlevingsmodus waarbij het moeilijk is om lange termijn plannen te maken qua werk en ook vaak privé; als je inkomen onzeker is dan is je leefsituatie dat vaak ook. Uitzendkrachten die solliciteren ervaren het hele proces als een zwarte doos, niet transparant en heel onduidelijk.

Mogelijke oplossingen

We hebben hele originele maar moeilijk haalbare ideeën zoals een online coach die het hele proces met een uitzendkracht overloopt zodat je beter weet wat je kan verwachten. Of een geanonimiseerd feedbackdossier voor mensen die de job niet hebben waaruit ze leren wat ze nog meer nodig hebben of kunnen doen voor de job. We wilden zelfs SOLID-technologie gebruiken zodat alle gegevens die te maken hebben met werkverleden in een datakluis bij de werkzoekende zit zodat die meer controle heeft over zijn digital voetafdruk. In dit laatste waren we zo ambitieus dat we er zelfs verslagen van werkgevers en uitzendconsulenten wilden in integreren want in deze fase is de sky the limit.

Prototype: De 'zou-ik-mezelf-aannemen' test

We hadden twee keer het idee om een spelvorm te ontwikkelen waarin al spelenderwijs duidelijk wordt wat voor eerste indrukken we maken op een AI-systeem en hoe we hier aan een positieve indruk kunnen werken.

We willen een eerste presentatie met het hoofdidee, dit zal door KDM worden uitgewerkt. Die presentatie kan samen met KDM gegeven worden bij de organisaties die in ons groepje zaten. Als die organisaties er een vervolg in zien, dan verfijnen we het idee en zoeken we een subsidiekanaal om er mee aan de slag te gaan.

Wil je meer weten over legal design of zelf eens aan de slag gaan? Bekijk dan zeker ook eens onze andere publicaties rond legal design en het draaiboek om je eigen legal design oefening te organiseren.

Met dank aan de hulp van ABVV, ACV, UNIA en de SERV in het opstellen van de casussen en uitnodigen van de deelnemers en onze extra groepsbegeleiders: Thomas Gils, Brahim Bénichou, Willemien Laenens en Wannes Ooms.