[This article is only available in Dutch.]
New theme: AI literacy
Explore here
[This article is only available in Dutch.]
Weet jij of er AI- en datagedreven toepassingen worden gebruikt bij jou op het werk? En weet jij wat nog wel en wat niet (meer) wettelijk is daarbij? Op maandag 26 september organiseerde het Kenniscentrum een legal design workshop voor de vakbonden (ACV, ABVV), UNIA en de SERV waar we ingingen op het thema ‘AI & data op de werkvloer’. We vroegen ons af hoe we de juridische informatie rond dit thema toegankelijker kunnen maken voor burgers, werknemers en militanten van de vakbonden. In zes werkgroepen hebben militanten, (vakbonds-)medewerkers en onderzoekers legal design toegepast op 4 specifieke casussen uit de praktijk (zie ook deze blogpost):
In dit verslag lees je meer over de zeven prototypes die elk een (deel van een) mogelijke oplossing aanreiken om AI & data beter te herkennen, te bespreken en te beoordelen op de werkvloer.
Juridische documenten lijken vaak gemaakt voor juristen door juristen, terwijl ze ook door andere mensen gelezen worden die uit een totaal andere leefwereld komen en geen “legalees” (juristen-taal) spreken. In de wereld van software zijn we al gewend dat de moeilijke computertaal is vertaald naar een visuele en intuïtief te gebruiken ‘front-end’. Legal design probeert diezelfde beweging naar gebruiksvriendelijke interfaces aan te wakkeren in het juridische veld. Dat gebeurt voornamelijk vanuit het idee van ‘design thinking’, waarbij vanuit de uiteindelijke gebruiker en diens context een juridisch document wordt (her)ontworpen dat toegankelijk, makkelijk te gebruiken en begrijpelijk is voor de gebruiker. Dat kan op verschillende manieren: een werkcontract als strip voor fruitplukkers die niet kunnen lezen of een Reddit divorce bot die het juiste advies kan geven op basis van keywords, direct op de plaats waar iemand zijn vraag stelt. Het belangrijkste is dat de oplossing past bij het niveau en de context van de gebruiker.
Wanneer nieuwe technologie wordt geïntroduceerd op de werkvloer wordt dit vaak niet of amper gecommuniceerd, terwijl dit toch nog onbedoelde impact kan hebben op werk. Het op te lossen probleem was: een manier vinden om toegankelijke en begrijpbare informatie via de gepaste kanalen mee te delen aan de betrokkenen zodat werknemers kunnen worden betrokken bij de implementatie van de technologie.
De doelgroep waar de groep zich op richt zijn de syndicaal afgevaardigden en leden van de ondernemingsraad. Deze twee kunnen dan werknemers, de vakbondssecretaris en anderen, informeren en consulteren. Dit om ervoor te zorgen dat werknemers tijdig op de hoogte worden gebracht van nieuwe technologie. Laattijdige informatieverstrekking leidt tot menselijk en technisch onbegrip en een vertrouwensbreuk tussen werknemers en het bedrijf (“Doen wij ons werk dan niet goed genoeg?”).
“Wij willen dat syndicaal afgevaardigden op een duidelijke, snelle, transparante en volwassen manier worden ingelicht over nieuwe technologie, om vertrouwen te houden in de werkgever.”
De groep heeft meerdere ideeën bedacht om dit probleem aan te pakken:

De groep koos om het idee van het huishoudelijk reglement verder uit te werken, in de vorm van een bijlage aan een huishoudelijk reglement. Dit idee bestaat uit twee aspecten:
Een van de groepsleden zal het prototype voorstellen bij de ondernemingsraad waar zij in zetelt.
Digitale veranderingen zorgen ervoor dat werknemers zich moeten aanpassen, maar er worden hen weinig of geen handvatten, zoals opleidings- en bijscholingstrajecten, aangereikt om hier beter mee om te kunnen gaan. Hierdoor krijgen werknemers het gevoel uit de boot te vallen, en ontslagen te worden, als ze niet met deze veranderingen mee kunnen.
De groep koos om specifiek te focussen op werknemers binnen de banksector, omdat deze sector frequent veranderingen doorvoert en zijn werknemers vraagt zich hiernaar aan te passen. De werknemers bij een bank vrezen om ontslagen te worden indien zij niet langer mee kunnen met de veranderingen. Dit uit zich in stress en een onzeker toekomstplan. Deze veranderingen gaan vaak gepaard met een verhoogde werkdruk, en een gebrek aan change management. De veranderingen worden doorgeduwd zonder te kijken op welke manier werknemers hierin begeleid kunnen worden. Veranderingen kunnen ook net positief zijn en zorgen voor meer empowerment en meer slagkracht, mits natuurlijk een goede begeleiding en het opleiden van de werknemers.
“Wij willen dat werknemers vertrouwen hebben in change en/of veranderingen doorgevoerd door het management.”
De oplossingen die we bedachten bestonden uit:

Het idee dat we hebben uitgewerkt is een veranderingstraject waarbij we nadenken over hoe veranderingen het best kunnen aangepakt, gecommuniceerd en begeleid worden.
De werkdruk in bedrijven in de schoonmaaksector ligt erg hoog door onder meer de incorrecte verhouding tussen de personeelsbezetting en de te voltooien taken. Daarenboven krijgen werknemers geen ruimte om hun planning voor de week zelf in te vullen, of om hun voorkeuren door te geven alvorens de planning wordt opgemaakt. Hoe kan meer worden rekening gehouden met hun voorkeuren tijdens het opmaken van de werkplanning van een team?
De groep koos voor de werknemers als doelgroep, omdat de gevolgen van (werkbaar) werk rechtstreeks op hun van toepassing zijn. Zij kozen voor deze specifieke casus voor werknemers in de schoonmaaksector. De werknemers hebben weinig ruimte voor zelfregie en eigen invulling van hun takenpakket. Hun werk vereist veel kracht en vraagt enorm veel van hun lichaam, waardoor zij ergonomisch werken belangrijk vinden. Naast een hoge werkdruk hebben zij het gevoel gecontroleerd te worden door hun werkgever om na te gaan of de werknemer wel voldoende werkt en op een snelle manier.
“Wij willen dat werknemers zich niet hopeloos voelen, en hun werk als aangenaam ervaren door een correcte relatie tussen het takenpakket en de personeelsbezetting.”
Er kwamen meerdere ideeën naar boven die voornamelijk focussen op hoe werknemers meer zelfbeschikking hebben over hun eigen werkagenda en planning, en hoe men meer werknemers kan aannemen om de werkdruk te verlagen. Enkele voorstellen:

Wij werkten een oplossing uit waarbij werknemers zelf meer hun werkplanning kunnen bepalen, rekening houdend met hun voorkeuren en vereisten. De teamleider van de schoonmaakploeg doet een wekelijkse bevraging op een vast moment waarbij de teamleider de wensen met betrekking tot de planning van de week nadien van de werknemers bevraagt. De teamleider kijkt met hen na wat er goed was aan de planning van die week, wat minder goed was en waar verbeterpunten aan de planning nodig zijn. De teamleider zit vervolgens met de verantwoordelijke voor de planning samen om de planning voor de week nadien op te maken. De teamleider vertegenwoordigt in dit overleg de belangen en de wensen van de werknemers. Eens de planning wordt opgemaakt, wordt hierover gecommuniceerd naar de werknemers. De verantwoordelijke voor de communicatie is de verantwoordelijke voor de planning. Om de verantwoordelijke voor de planning minder te belasten doordat die de planning niet telkens hoeft aan te passen, kan er gewerkt worden met een AI-planner die de planning automatisch aanpast indien een werknemer niet akkoord is met de planning. De werknemer kan dan via een online portaal doorgeven dat die niet akkoord is met de planning, en moet hierbij natuurlijk ook aangeven waarom dit voor de werknemer niet lukt. Dit online portaal bundelt ook alle informatie in verband met de rechten van de werknemers, de betrokken cao’s en de contactgegevens van de vakbond. Deze informatie blijft beknopt op het online portaal, maar er worden wel contactgegevens bij vermeld van de vakbondsafgevaardigden die de werknemers verder kunnen begeleiden. De bedoeling is om transparanter en meer open te communiceren over de rechten van de werknemers, via een portaal (online portaal gekoppeld aan de planning) dat zij sowieso moeten gebruiken voor hun werk.
Bedrijven gebruiken digitale technologieën om taken te vergemakkelijken op de werkvloer of om bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Ook al bieden deze nieuwe technologieën voordelen, toch kunnen ze ook (onvoorziene) neveneffecten met zich meebrengen, en dit vooral op het gebied van de arbeidsorganisatie en de vermindering van werkbaar werk. Omwille van deze redenen is het belangrijk dat werknemers over de nodige handvatten beschikken om actie te kunnen ondernemen en voor hun rechten op te komen wanneer hun werkgever nieuwe technologieën toepast op de werkvloer of deze wenst te introduceren.
De groep heeft de vakbondsafgevaardigde gekozen als doelgroep, omdat deze persoon vaak een strategische positie heeft en meer mogelijkheden om actie te ondernemen dan werknemers zelf. Ook heeft de vakbondsafgevaardigde een breder perspectief, die naar het collectief kijkt en niet enkel het individuele. De vakbondsafgevaardigde kan zich echter vaak machteloos en onzeker voelen, omdat deze vaak in een later stadia te weten komt dat er problemen zijn met een nieuwe technologie, eigenlijk wanneer het al bijna te laat is. Ook hoort de afgevaardigde van de ene kant de positieve kijk op technologische vooruitgang vanuit management en media, maar ziet hij aan de andere kant ook gefrustreerde collega’s en verhalen van andere vakbondsafgevaardigden in andere bedrijven.
“Wij willen dat de vakbondsafgevaardigden pro-actief invloed kunnen uitoefenen bij de introductie van nieuwe technologie, zodat zij niet het gevoel hebben om met de rug tegen de muur te staan.”
Er zijn verschillende oplossingen naar voren gekomen, van een revolutie tot informatie fiches. Een aantal interessante ideeën:

De groep heeft uiteindelijk gekozen om een oplossing uit te werken die zich richt op het informeren en versterken van de vakbondsafgevaardigden om de problemen rond introductie van nieuwe technologie & werkbaar werk op de agenda te krijgen van bestaande overleggen en instrumenten zoals het Jaarlijks ActiePlan (JAP) en de EFI. Dit zullen we bewerkstelligen via een campagne ‘Sociaal Digitaal’ (werktitel) die als papieren gids en website via de secretarissen wordt verspreid.
Om het materiaal verder uit te werken zal er een project worden ingediend bij het Europees Sociaal Fonds (ESF) ter financiering, samen met extra partners. De ABVV vormingsdienst zal een themaweek organiseren in 2023-2024 rond het thema technologie & digitalisering waarin de campagne centraal staat en het materiaal getest kan worden. Daarnaast zal de SERV het onderwerp en de beschikbare tools & materialen mee opnemen in hun website rond werkbaar werk die dit najaar zal worden vernieuwd.
Op de werkvloer worden alsmaar meer slimme toepassingen gebruikt die toelaten om het doen en laten van werknemers te volgen, zowel in de fysieke als in de digitale wereld. Werknemers zijn zich niet altijd bewust van de types monitoring die gebeuren en hebben niet altijd de technische voorkennis en inzichten om te begrijpen welke monitoring gebeurt, wat de gevolgen hiervan zijn, in welke mate inzicht wordt verkregen in hun privéleven, welke rechten ze hierbij hebben, enzovoort. Ook lokale vakondsafgevaardigden hebben die inzichten niet altijd en worden bij discussie over monitoring vaak geconfronteerd met vaktechnische, technische en juridische informatie die niet bijdraagt aan die inzichten en die niet toelaat om een onderbouwd standpunt in te nemen hierover.
De uitdaging is om vakbondsafgevaardigden op pragmatische wijze ondersteuning te geven die hen toelaat om te herkennen wanneer monitoring gebeurt, inzicht te krijgen in de gevolgen daarvan en de rechten van de werkgever daarbij en zo de werknemers te kunnen informeren en zinvol standpunt te kunnen innemen hierover ten aanzien van de werkgever. De vakbondsafgevaardigden en de leden van de ondernemingsraad zijn dan ook de doelgroep van de te vinden oplossing.
“De délégués moeten zich empowered voelen om met kennis van zaken controle en monitoring binnen hun onderneming te onderzoeken en er een standpunt over in te nemen.”
Onder meer de volgende ideeën werden geopperd:

De groep koos om een aantal van bovenstaande ideeën samen te nemen in één oplossing en koos voor een website met de naam “NightOwl – Our eye on the watchmen”, die de volgende functionaliteiten zou omvatten:
Bedrijven hebben vaak de mogelijkheid om hun werknemers te monitoren via de bestaande IT-processen, bijvoorbeeld Teams. Via de vakbond is het niet altijd mogelijk om alle werknemers in de onderneming te bereiken. Er bestaan verschillende vormen van monitoring en dit is verschillend naargelang de werkomgeving, bijvoorbeeld arbeiders in een productieomgeving versus bedienden. De pandemie heeft ertoe geleid dat er structureel van thuis uit gewerkt wordt. Veel werknemers hebben hierbij het gevoel dat ze constant in de gaten worden gehouden door hun werkgever. Wij wilden naar een oplossing zoeken hoe het monitoring beleid van een onderneming op een transparante manier gecommuniceerd kan worden naar hun werknemers.
“Wij willen dat de structurele telewerker waardering en vertrouwen ervaart bij monitoring in alle werktools”
Onze ideeën vertaalden zich vooral naar een policy, maar dan in verschillende vormen, onder andere FAQ, e-learning, fiche, cartoon,... Of door niet zozeer een policy, maar door waarschuwingsmechanismen in te bouwen, bijvoorbeeld een groene of rode kader wanneer bepaalde websites bezocht worden.

We hebben gekozen voor een vorm van e-learning in de vorm van een wist-je-dat die dan gecombineerd wordt met een aantal quiz-vragen, genaamd ‘De Slimste Werknemer Ter Wereld’. Op die manier krijgen werknemers spelenderwijs een beter inzicht of ze gemonitord worden en in welke mate.
Onze uitdaging was om stil te staan bij de manier waarop AI en digitalisering de arbeidsrelatie beïnvloeden. Het meest concrete vraagstuk was hierbij hoe werkzoekenden in een steeds vaker geautomatiseerd proces rekening moeten houden met een deels menselijke, deels digitale HR-manager.
Werkzoekenden zijn er in verschillende soorten en maten en om het meeste verschil te maken hebben we gekozen voor een groep waar de uitdaging om te solliciteren vaak voorkomt: uitzendkrachten van interimbureaus. Deze mensen zitten vaak in een onzekere overlevingsmodus waarbij het moeilijk is om lange termijn plannen te maken qua werk en ook vaak privé; als je inkomen onzeker is dan is je leefsituatie dat vaak ook. Uitzendkrachten die solliciteren ervaren het hele proces als een zwarte doos, niet transparant en heel onduidelijk.
“We willen uitzendkrachten helpen om het sollicitatieproces te ervaren als een opportuniteit om te leren over hun eigen kunnen en beroepskeuze.”
We hebben hele originele maar moeilijk haalbare ideeën zoals een online coach die het hele proces met een uitzendkracht overloopt zodat je beter weet wat je kan verwachten. Of een geanonimiseerd feedbackdossier voor mensen die de job niet hebben waaruit ze leren wat ze nog meer nodig hebben of kunnen doen voor de job. We wilden zelfs SOLID-technologie gebruiken zodat alle gegevens die te maken hebben met werkverleden in een datakluis bij de werkzoekende zit zodat die meer controle heeft over zijn digital voetafdruk. In dit laatste waren we zo ambitieus dat we er zelfs verslagen van werkgevers en uitzendconsulenten wilden in integreren want in deze fase is de sky the limit.

We hadden twee keer het idee om een spelvorm te ontwikkelen waarin al spelenderwijs duidelijk wordt wat voor eerste indrukken we maken op een AI-systeem en hoe we hier aan een positieve indruk kunnen werken.
We willen een eerste presentatie met het hoofdidee, dit zal door KDM worden uitgewerkt. Die presentatie kan samen met KDM gegeven worden bij de organisaties die in ons groepje zaten. Als die organisaties er een vervolg in zien, dan verfijnen we het idee en zoeken we een subsidiekanaal om er mee aan de slag te gaan.
Het gebruik van de design thinking methode om stil te staan bij de noden van een bepaalde doelgroep was interessant en de groep was aangenaam verrast van de inzichten die ze uit inleven en definiëren konden halen. Het juridische aspect van de oefening ging echter in sommige werkgroepen wat verloren, doordat het sociale en juridische in deze problematiek sterk door elkaar lopen en het er op lijkt dat de bestaande wettelijke kaders momenteel nog niet genoeg handvatten bieden. In een ideale wereld zouden we in een volgende stap samen met beleidsmakers aan de slag kunnen gaan om te bekijken of en hoe de wettelijke kaders een update nodig hebben.